Datenschutzerklärung

Die Stadt Emden als Betreiber dieser Webseite nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten* vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung wurde im Hinblick auf die zum 25.05.2018 Geltung entfaltende Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) aktualisiert.

Sie erhalten als Nutzer unserer Internetseite in dieser Datenschutzerklärung notwendige Informationen drüber, wie, in welchem Umfang sowie zu welchen Zweck und in welcher Weise wir Daten von Ihnen erheben und diese verarbeiten und über Ihre Rechte dazu.
Informationen gem. den Art. 12, 13 und 14 DSGVO zur Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten in den einzelnen Organisationseinheiten finden Sie, nach Organisationseinheiten sortiert, hier.
Bitte beachten Sie, dass sich diese Aufstellung der Informationsschreiben der Stadt Emden derzeit noch im Aufbau befindet und es sich hier um keine vollständige Aufstellung aller Informationspflichten der Stadt Emden handelt.

Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, nur im technisch notwendigen Umfang, stets auf freiwilliger Basis und nur für den genannten Zweck. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht zu anderen Zwecken an Dritte weitergegeben.

Wir weisen an dieser Stelle auf die allgemeinen Gefahren der Internetnutzung hin, auf die wir keinen Einfluss haben. Gerade die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) kann Sicherheitslücken aufweisen. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Zugriffsdaten/Server-Logfiles

Ihr Internet-Browser übersendet uns beziehungsweise unserem Provider gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO, § 3 S. 1 NDSG automatisch Daten bezüglich:

• Browsertyp/ Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referer URL)
• Webseite, die Sie besuchen und Zugriffsstatus
• Übertragene Datenmenge
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• Internetprotokolldaten (IP-Adresse)

Der Provider der Seiten erhebt und speichert diese Daten in den sogenannten Server-Log Files. Eine Verknüpfung mit weiteren personenbezogenen Daten erfolgt nicht. Die Daten werden vom Provider zur Fehleranalyse und zur Optimierung des Webservers genutzt.

Cookies

Wir verwenden auf unserer Webseite Cookies. Diese kleinen Textdateien werden von unserem Server aus auf Ihrem PC gespeichert. Sie unterstützen die Darstellung unserer Webseite und helfen Ihnen, sich auf unserer Webseite zu bewegen. Cookies erfassen Daten zu Ihrer IP-Adresse, zu Ihrem Browser, Ihrem Betriebssystem und Ihrer Internetverbindung. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 S. 1 NDSG.
Diese Informationen verbinden wir nicht mit personenbezogenen Daten und geben sie nicht an Dritte weiter. Keinesfalls werden Cookies von uns dazu benutzt, Schad- oder Spionageprogramme auf Ihren Rechner zu bringen. Wenn Sie die Cookies deaktivieren möchten, können Sie das über spezielle Einstellungen Ihres Browsers erreichen.

Einsatz von Matomo (ehemals Piwik)

Im Rahmen der Reichweitenanalyse von Matomo werden auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO, § 3 S. 1 NDSG) die folgenden Daten verarbeitet: der von Ihnen verwendete Browsertyp und die Browserversion, das von Ihnen verwendete Betriebssystem, Ihr Herkunftsland, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage, die Anzahl der Besuche, Ihre Verweildauer auf der Website sowie die von Ihnen betätigten externen Links. Die IP-Adresse der Nutzer wird anonymisiert, bevor sie gespeichert wird.

Matomo verwendet Cookies, die auf dem Computer der Nutzer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung unseres Onlineangebotes durch die Nutzer ermöglichen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden. Die Cookies haben eine Speicherdauer von einer Woche. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden nur auf unserem Server gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Nutzer können der anonymisierten Datenerhebung durch das Programm Matomo jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, indem sie auf den untenstehenden Link klicken. In diesem Fall wird in ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten mehr erhebt. Wenn Nutzer ihre Cookies löschen, so hat dies jedoch zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und daher von den Nutzern erneut aktiviert werden muss.

Die Logs mit den Daten der Nutzer werden nach spätestens 12 Monaten gelöscht.

Google-Maps

Unsere Seite verwendet für die Einbindung von Karten den Anbieter Google Maps, ein Webdienst der Google LLC. Verantwortliche Stelle für Nutzer in der EU/ dem EWR und der Schweiz ist Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“).Diese Anwendung wurde mit der Funktion „Datenschutzkonformer Modus“ eingebunden. Diese bewirkt laut Angaben von Google Maps, dass Daten nur dann an den Server von Google übermittelt werden, wenn Sie hierin aktiv einwilligen. 

Die Einbindung von Google Maps ist erforderlich, um die jeweilige Karte auf unserer Internetseite über Ihren Internet-Browser darstellen zu können. Durch die Einbindung von Google Maps erheben wir keine personenbezogenen Daten. Jedoch erhält Google die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Website aufgerufen haben. Im Zuge dessen wird Google zumindest Ihre IP-Adresse, das Datum nebst Uhrzeit sowie die Standortdaten erfassen und verarbeiten. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Sie ein Nutzerkonto haben, über welches Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Sofern Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Nutzerkonto zugeordnet. Um dies zu verhindern, müssten Sie sich vor der Nutzung der Kartenfunktion auf unserer Website aus dem Nutzerkonto ausloggen. 

Google speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. 

Informationen über den konkreten Umfang der Datenverarbeitung finden Sie auf der folgenden Seite: Datenschutzerklärung – Datenschutzerklärung & Nutzungsbedingungen – Google

Google verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA und hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen (Stand 12/2025), https://www.dataprivacyframework.gov 

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gem. Art.6 Abs.1 S.1 lit. a DSGVO. Google Maps ist nur nutzbar, nachdem Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Nutzung erteilt haben. Eine Datenübermittlung an Google Maps erfolgt nur nach einer durch Sie erteilten Einwilligung. 

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen aufrufen und dort Ihre Auswahl ändern. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. 
Ihnen steht ebenfalls ein Widerspruchsrecht zu gegen die Bildung dieser Nutzerprofile, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an Google richten müssen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Plug-in-Anbieter erhalten Sie in den oben verlinkten Datenschutzerklärungen des Anbieters. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Sie können die Speicherung von Cookies auch von vornherein durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wenn Sie Ihren Browser so konfigurieren, dass alle Cookies abgelehnt werden, kann es jedoch zu Einschränkung von Funktionalitäten auf dieser und anderen Websites kommen. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie Ihre Einwilligung in das Setzen des Cookies nicht erteilen. 

Nutzung von Microsoft Teams

(1) Verantwortliche für die Datenverarbeitung
Beim Aufruf der Internetseite von „Microsoft Teams“ ist Microsoft als Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. 
 
Microsoft Corporation
One Microsoft Redmond
WA 98052-6399
USA
https://www.microsoft.com/de-de/ 
 
Den EU-Datenschutzbeauftragten von Microsoft erreichen Sie unter:
 
EU-Datenschutzbeauftragter von Microsoft
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18P521
Ireland
Telefon: 353 (1) 706-3117 
oder unter dem Webformular www.microsoft.com/de-de/concern/privacy
 
Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung nur erforderlich, um sich die auf Ihr Betriebssystem abgestimmte Desktop oder Mobilgerät App für die Nutzung von Teams herunterzuladen. Sie können Microsoft Teams auch nutzen, ohne eine App herunterzuladen, indem Sie dem Link in Ihrer Einladung folgen oder die Einwahlnummer und die Konferenz-ID aus der E-Mail verwenden und an der Konferenz über Ihren Browser teilnehmen.
 
2. Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?
(a) Zur Nutzung von Microsoft-Teams müssen wir verschiedene Datenarten verarbeiten. Das Gesamtvolumen der verarbeiteten Daten im Rahmen von Videokonferenzen ist abhängig von dem genutzten Funktionsumfang sowie den Datenangaben, die Sie als Nutzer vor, während und nach einer Teilnahme an einer Sitzung eingeben.
 
An Microsoft Teams nehmen Sie entweder mit einem Gastzugang oder einem externen Zugang teil. Der Unterschied zwischen Gastzugang und externem Zugang besteht darin, dass der Gastzugang kein Microsoft-Konto besitzt und zu keiner weiteren Microsoft 365 Umgebung gehört. Bei einem externen Zugang handelt es sich um einen Microsoft-Nutzer, der Microsoft 365 bereits in einer anderen Umgebung nutzt. 
 
In beiden Fällen sind die Zugänge auf die nachfolgenden Funktionen beschränkt:
 
•    Durchführung der Online-Veranstaltung (Kommunikation per Audio und/oder Video),
•    Möglichkeit der Teilnahme an einem privaten Chat oder Kanalgruppenunterhaltung (Versand, Löschen und Bearbeiten von Nachrichten, Teilen von Dateien),
 
(b) Die folgenden personenbezogenen Daten können hierbei verarbeitet werden:
 
•    Zugangsdaten: z.B. einen individualisierten Link, über den Sie sich in die Online-Veranstaltung einwählen.
•    Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit der Veranstaltung, Datum und Uhrzeit ihrer Einwahl in die Konferenz und der Zeitpunkt des Verlassens, Meeting-ID, ggf. Telefonnummer und Ort. 
•    Angaben zum Benutzer selbst: z.B. Anzeigename, Onlinestatus, Statusmeldungen, Profilbild (optional), IP-Adresse, ggf. E-Mail-Adresse bevorzugte Sprache. Bei einem Gastzugang wird die Kennzeichnung (Gast) neben dem Nutzernamen (abhängig von der Eintragung; wenn nur die E-Mail-Adresse eingetragen wurde, wird diese angezeigt) eingeblendet und bei dem externen Zugang wird je nach Eintragung die Anzeige bestimmt. 
•    Inhaltsdaten: Inhalte Ihrer Beiträge, z.B. in Chats oder bei Abstimmungen oder von Ihnen freigegebene Dateien. Soweit Sie Einzel- oder Gruppenchats nutzen, Dateien versenden oder empfangen, werden diese Daten verarbeitet. In Chats freigegebene Dateien der Nutzer werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des jeweiligen Teams gespeichert.
•    Text-, Audio-, Video- sowie weitere Multimediadaten: Für die Anzeige von Videosignalen sowie die Wiedergabe von Audiosignalen sowie Multimediadateien, werden während der Dauer des Meetings Daten vom Mikrofon, einer Webcam/Videokamera oder einer Bildschirmanzeige Ihres Endgeräts (mittels Bildschirme-/Inhalte-Teilenfunktion) verarbeitet. Letzteres ist bspw. dann notwendig, wenn Sie eine Bildschirmpräsentation halten möchten. Eine Datenübertragung von Kamera und Mikrofon können zu jederzeit und von jedem Nutzer selbstständig an- und abgeschaltet werden. Die Bildschirme-/Inhalte-Teilen-Funktion muss aktiv vom Nutzer betätigt werden und kann auch jederzeit wieder beendet werden. In einer Videokonferenz haben Sie zudem die Möglichkeit parallel, die Chatfunktion der eingesetzten Videokonferenzplattform zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben, das Teilen von Links oder Inhalten, soziale Interaktionen (wie bspw.: Emoticons, Piktogramme, Like-Button bei Kommentaren oder das Versenden von sogenannten GIFs - Graphics Interchange Format) verarbeitet, um diese in „Videokonferenzen“ den Teilnehmern anzuzeigen.
•    Support-/Feedbackdaten: Informationen im Zusammenhang mit etwaigem Problembehandlungstickets oder Feedback.
•    Telemetriedaten: Dies umfasst Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung einschließlich der Übertragungsqualität. Diese Daten dienen der Problembehandlung, der Sicherung und Aktualisierung des technischen Dienstes und deren Überwachung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines sicheren und fehlerfreien Dienstes für Online-Veranstaltungen.
 
Folgende Angaben sind für andere Teilnehmer, die nicht Organisator sind, während der Konferenz sichtbar: Ihr Name, Profilfoto und Ihre Chat-Beiträge.
 
Wir erfassen nicht, ob Sie aufmerksam an der Veranstaltung teilgenommen haben (z.B. ob Sie während der Veranstaltung andere Fenster, als das der Online-Veranstaltung aktiviert haben).
 
(c) Die Datenspeicherung erfolgt in der Microsoft Cloud, und zwar in Rechenzentren in Europa. Sollten Sie sich aus einem Drittland einwählen, findet die von uns veranlasste Verarbeitung auch in diesem Fall über europäische Rechenzentren statt.
 
(d) Microsoft erfasst bei der Bereitstellung des Dienstes zudem bestimmte Diagnose- und Dienstdaten und nutzt diese eigenverantwortlich für eigene Zwecke. Soweit Microsoft personenbezogene Daten im Zusammenhang mit seinen eigenen legitimen Geschäftsvorgängen verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO für diese Verarbeitungen. Einzelheiten zur Verarbeitung durch Microsoft finden Sie unter Einführung in Microsoft Teams für Administratoren - Microsoft Teams | Microsoft Learn 
Sie können an einer Online-Veranstaltung basierend auf Microsoft Teams auch ohne eigenes Microsoft-Nutzungskonto teilnehmen. Wenn Sie für die Teilnahme ein eigenen Microsoft-Nutzungskonto verwenden, können ergänzend Daten gemäß den Bestimmungen Ihres Microsoft-Nutzungskonto verarbeitet werden.
 
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Nehmen Geschäftspartner oder Projektpartner der Stadt Emden an virtuellen Konferenzen über Microsoft Teams teil, ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS GVO, sofern die Konferenz zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist. Nehmen Dritte an virtuellen Konferenzen über Microsoft Teams teil, und bestehen gegenüber diesen Teilnehmern keine (arbeits-)vertraglichen Beziehungen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effektiven Durchführung von virtuellen Konferenzen gegenüber Dritten und sonstigen Teilnehmern. Werden personenbezogene Daten von Beschäftigten der Stadt Emden verarbeitet, dann bildet Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS GVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist im Übrigen die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS GVO. Rechtsgrundlage für die Erhebung von technisch-notwendigen Daten in Zusammenhang mit der Bereitstellung von Microsoft Teams ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS GVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Bereitstellung eines sicheren und fehlerfreien Dienstes für Online-Veranstaltungen. Ohne Bereitstellung der Daten ist die Teilnahme an einer Microsoft Teams Konferenz – technisch bedingt – nicht möglich.
 
4. Empfänger Ihrer Daten / Drittlandtransfer
(a) Personenbezogene Daten, welche im Zusammenhang mit der Teilnahme an Microsoft Teams Konferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich aus-schließlich an unseren Auftragsverarbeiter, die Microsoft Operations Limited, und deren Unterauftragsverarbeiter, die Microsoft Corporation, zur Durchführung der Microsoft Teams Konferenzen, weitergegeben. Eine Weitergabe an Dritte findet abgesehen davon nur statt, wenn Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS GVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, oder die Stadt Emden nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS GVO rechtlich dazu verpflichtet ist (z.B. durch richterlichen Beschluss).
 
(b) Zur Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union: Wir haben unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt, daher erfolgt eine Datenverarbeitung grundsätzlich nicht außerhalb der Europäischen Union (EU). Ein Routing oder eine Speicherung auf Servern außerhalb der Europäischen Union beim Auftragsverarbeiter Microsoft können wir aber technisch nicht gänzlich ausschließen. 
 
Die Anbieter von Microsoft Teams, die Microsoft Operations Limited, Ireland, und die Microsoft Corporation, USA, erhalten Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Ireland Operations Limited vorgesehen ist. Die Microsoft Corporation hat Ihren Sitz in den USA, so dass die Verarbeitung auch in einem Drittland stattfindet. Wir haben mit der Microsoft Operations Limited, Ireland einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DS GVO entspricht. Die Microsoft Corporation mit Sitz in den USA hat sich unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework beim beim U.S. Department of Commerce zertifiziert und hat zugesagt, bei der internationalen Datenübermittlung anwendbare Datenschutzgesetze einzuhalten. Die Microsoft Operations Limited, Ireland, hat mit der Microsoft Corporation, USA, zudem sog. Standarddatenschutzklauseln vereinbart, deren Zweck die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus im Drittland ist. Ein sicheres Datenschutzniveau wird zudem durch technisch-organisatorische Maßnahmen gewähr-leistet. Unter anderem dadurch, dass Daten während des Transports über das Internet transportverschlüsselt sind und vor einer Offenlegung gegenüber Dritter generell geschützt sind.
 
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft finden Sie unter: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA; Website: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. 
 
 
5. Notwendige Einwilligung in die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen gegenüber Microsoft und Microsoft Teams
Die Verwendung von Microsoft Teams unterliegt generell den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Microsoft, worauf die ITEBO selbst keinen Einfluss hat. Zur Nutzung von Microsoft Teams müssen sie zwingend die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Microsoft akzeptieren, anderenfalls können Sie MS-Teams nicht nutzen.
Datenschutzbestimmungen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement 
Nutzungsbestimmungen: https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/  
 
 
6. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Eine Aufzeichnung der Bild- und/oder Ton-Datenströme von Microsoft Teams Konferenzen findet generell nicht statt. Chatinhalte und hochgeladene Dateien werden gelöscht, sofern kein weiteres Erfordernis für die Speicherung besteht.
 
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt für externe Nutzer für maximal 30 Tage. Die personenbezogenen Daten der Gäste sind nur temporär und nur während der Besprechung abrufbar. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
 
Die Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt in der Microsoft Cloud, und zwar in Rechenzentren in der Europäischen Union und damit im Anwendungsbereich der DS GVO. Weitere Informationen zur Aufbewahrung und Löschung der personenbezogenen Daten auf den Microsoft-Servern finden Sie unter: docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. 
 
7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DS GVO, § 54 BDSG kommt nicht zum Einsatz.

Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

1) Online-Terminvergabe (Reservierung) für das Bürgerbüro:
Sie haben bei uns die Möglichkeit, online einen Termin beim Bürgerbüro zu vereinbaren, um Wartezeit zu vermeiden. Zur Bearbeitung des Vorganges werden gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO, § 3 S. 1 NDSG Daten erhoben, die der Identifizierung des Antragstellers und der Kommunikation mit dem Antragsteller dienen. Es werden insbesondere folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Daten zur Identifizierung des Antragstellers: Name, Vornamen
• Daten zur Bearbeitung des Vorgangs: Angabe des Kundenwunsches, gegebenenfalls mit Bemerkungen
• Angaben zur Kommunikation mit dem Antragsteller: Erwartet wird die E-Mail-Adresse, freiwillig können auch Telefon- oder Faxnummer angegeben werden.

Die Daten werden für die Zeit der Reservierung und einer eventuellen Reklamationsver-arbeitung in Protokollen abgelegt und dann gelöscht.

Löschfristen: Die reservierten Termine werden nach 40 Tagen gelöscht.

2) Wunsch-Autokennzeichen
Wenn Sie ein Wunschkennzeichen reservieren, werden persönliche Daten wie Anrede, Vorname, Nachname beziehungsweise Firma, Geburtsdatum, Geburtsort, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort über https versendet und von der Stadt Emden für die Bearbeitung und die Reservierung des Wunschkennzeichens nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO, § 3 S. 1 NDSG gespeichert.

Löschfristen: Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht, wenn der Reservierungszeitraum abgelaufen ist, beziehungsweise sofort, wenn für das reservierte Kennzeichen eine Zulassung erfolgt ist.

3) Online-Anträge/-Vorgänge
Sie können bei der Stadt Emden verschiedene Anträge (Meldebescheinigung, Aufenthaltsbescheinigung, Einfache Melderegisterauskünfte, Statusabfrage Ausweisdokumente etc.) online stellen.

Zur Bearbeitung dieser Vorgänge werden Daten erhoben, die der Identifizierung des Antragstellers, der Kommunikation mit dem Antragsteller und gegebenenfalls zur Abwicklung des Zahlvorgangs dienen.
Es werden insbesondere folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Daten zur Identifizierung des Antragstellers: Name, Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift
• Daten zur Bearbeitung des Vorgangs: in Abhängigkeit vom Vorgang z. B. Angaben zum Verwendungszweck.
• Angaben zur Kommunikation mit dem Antragsteller: Erwartet wird die E-Mail-Adresse, freiwillig können auch Telefon- oder Faxnummer angegeben werden.
• Daten zur Abwicklung des Zahlvorgangs: Kontoinhaber, Kontonummer, Bankleitzahl, Verwendungszweck.
• Daten zur Abwicklung des Zahlvorgangs werden nicht im Melderegister oder in Protokolleinträgen hinterlegt. Diese Daten dienen lediglich zur Kommunikation mit dem Bezahlverfahren. Protokolliert wird nur eine Transaktionsnummer, die dem Antragsteller eventuelle Rückfragen ermöglicht. Daten zur Person werden nur zur Abwicklung des Antrages verwendet. Die Daten werden für die Zeit der Antragsbearbeitung, des Zahlvorgangs und einer evtentuellen Reklamationsverarbeitung in Protokollen abgelegt und dann gelöscht.

Löschfristen:
Online-Anträge/-Vorgänge (beispielsweise Meldebescheinigung, einfaches Führungszeugnis etc.) nach 180 Tagen (ab Datum des Antrages oder Vorgangs)

• Einfache Melderegisterauskünfte: 
  gebührenpflichtige Anfragen (ab Datum Abrechnung, Export oder Paymentvorgang)  180 Tage
  gebührenfreie Anfragen (ab Datum der Anfrage) nach 180 Tagen
• Behördenauskünfte nach 180 Tagen
• Vorgangsdaten (Anmeldung, Rechtevergabe, Systemvorgänge) nach 180 Tagen
• Abrechnungsdaten (Rechnungen, Buchungen, Payment) gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach 2 Jahren jeweils zum Jahresende
• Online Wahlvorgänge nach 180 Tagen (ab Datum der Wahl beziehungsweise Stichwahl)
• Wahlhelferdaten nach 180 Tagen (ab Datum der Abholung)

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO, § 3 S. 1 NDSG in Verbindung mit den jeweiligen melderechtlichen Bestimmungen aus dem Bundesmeldegesetz (BMG). Weitergehende Informationen zur Betroffenenauskunft gemäß § 10 Abs. 1 Nummer 2 und 3 BMG in Verbindung mit Art. 12 bis 14 der DS-GVO finden Sie hier.

4) Kontaktformular Baulückenkataster
Sie haben auf unserer Internetseite die Möglichkeit, sich über Baulücken und unbebaute Grundstücke zu informieren. Wenn Sie eine Anfrage bezüglich eines Objektes stellen, werden persönliche Daten wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse über https versendet und von uns für die Bearbeitung der Anfrage gespeichert.
Eine automatische Löschung der Daten erfolgt nach 5 Jahren. Auf Antrag werden die persönlichen Daten sofort gelöscht. 

5. ) Formular Ehrenamtspreis 
Auf unserer Internetseite bieten wir die Möglichkeit, unter Angabe personenbezogener Daten, Personen für den Ehrenamtspreis "EhrensachE – Emder Preis für junges Engagement" vorzuschlagen. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt.

Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:
Vorname
Nachname
Anschrift (freiwillig)
Mailadresse
Telefonnummer
Name der nominierten Person
Alter der nominierten Person
Name der Institution für die die Person tätig ist 
Mailadresse (freiwillig)
Telefonnummer (freiwillig)
Kurzbeschreibung des freiwilligen Engagements 
Umfang und Intensität der ehrenamtlichen Tätigkeit 
Seit wann wird die Tätigkeit ausgeführt? (freiwillig)
Was zeichnet die Person besonders aus? (freiwillig)

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten der vorgeschlagenen Person ist § § 15 NDSG i. V.m. Art 6 Abs. 1 lit e).

Zweck der Datenverarbeitung
Durch die Erfassung der Daten können Personen bis 28 Jahre für ihr ehrenamtliches Engagement vorgeschlagen werden. Es erfolgt eine Auswahl aus den vorgeschlagenen Personen für die Verleihung des Ehrenamtspreises „EhrensachE - Emder Preis für junges Engagement“.

Dauer der Speicherung
Erhobene Daten werden für denjenigen Zeitraum gespeichert, der für die Erreichung des
Speicherungszwecks notwendig ist. Ist dieser erreicht und/oder sind die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig, werden die personenbezogenen Daten gelöscht. Ebenfalls erfolgt eine Löschung der personenbezogenen Daten, sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

6.) Umfrage – Zukunft Innenstadt

Auf unserer Internetseite bieten wir die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten, an der Umfrage „Zukunft Innenstadt“ zu beteiligen.

Folgende Daten werden erhoben:
Vorname
Nachname
Mailadresse

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Datenspeicherung
Durch die Erfassung der Daten kann Kontakt zu den Personen, die an der Umfrage teilgenommen haben, aufgenommen werden.

Dauer der Speicherung
Erhobene Daten werden für denjenigen Zeitraum gespeichert, der für die Erreichung des Speicherungszwecks notwendig ist. Ist dieser erreicht und/oder sind die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig, werden die personenbezogenen Daten gelöscht. Ebenfalls erfolgt eine Löschung der personenbezogenen Daten, sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

Rechte des Nutzers:
Auskunft, Berichtigung, Widerspruch, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben nach Art. 15 DS-GVO das Recht auf Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenerhebung und die Datenverarbeitung.
Außerdem haben Sie das Recht, der Nutzung Ihrer Daten zu widersprechen (Art 21 DS-GVO) oder auch die Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) Ihrer Daten zu verlangen.

Auskunft über die gespeicherten Daten sowie für alle Fragen und Anliegen zur Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung von personenbezogenen Daten gibt der Datenschutzbeauftragte der Stadt Emden. Weiterhin haben Sie gem. Art. 77 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Die Kontaktdaten der Stadtverwaltung als verantwortlicher Stelle für die Datenverarbeitung:
Stadt Emden
Frickensteinplatz 2
26721 Emden
Tel. 04921/87-0
stadt(at)emden.de
www.emden.de

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
ITEBO GmbH
Herr Klaus Exner
Stüvestraße 26
49076 Osnabrück
Telefon: 0541 9631-222

E-Mail: dsb(at)itebo.de

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte.

* Unter „personenbezogenen Daten“ werden alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, verstanden. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann (Art. 4 Nr. 1 EU-Datenschutz- Grundverordnung). Hierunter fallen z. B. Angaben wie Ihr (richtiger) Name, Ihre Adresse oder E-Mail-Adresse.

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